[ 한국경제신문 - 중기청 - 경영기술지도사회 공동 ]

문) 경북포항에서 전자부품을 생산 납품하는 중소기업입니다.

중소기업에서 발생되는 각종 기술보고서 문서 등을 효과적으로 관리하고
공유함으로써 사무환경개선을 통한 경영의 합리화를 이룰 수 있는 방안은.

답) 많은 기업들이 정보과학기술을 이용한 통합사무자동화 환경구현으로
사무정보의 보안유지 동일업무의 중복투자 방지 기존사무정보의 신규업무
수행시 참고정보 활용 등 경영합리화를 통한 부가가치 창출에 많은 관심을
보이고 있습니다.

기업에서 산출물의 생산 및 관리의 과학화를 통한 경영의 합리화를 이루기
위해서는 "통합사무자동화"환경을 구현하는 것이 바람직 할 것입니다.

기업에서 생산되는 산출물(보고서 문서 등)은 워드프로세서로 작성,
프린트물로 출력하여 상급자 방문결재후 업무수행이 종료되면 캐비닛이나
서가를 이용하여 문서고에 보관하게 됩니다.

보관된 산출물은 체계적으로 정리되어 있지 않기 때문에 필요할 때 손쉽게
수시로 이용할 수 없어 많은 비용을 들여 생산된 산출물이 새로운
부가가치를 창출하지 못하고 사장되는 경우를 흔히 볼 수 있습니다.

그러므로 우선 통합사무자동화 시스템을 구축하여 표준화된 산출물작성
방법에 의하여 전자적(워드프로세서)으로 산출물을 작성, 전자결재를 거쳐
전자서고(컴퓨터 저장장치)에 저장하여 통신망(LAN 등)을 통해서 검색하고
재활용 할 수 있도록 하는 것이 효율적입니다.

광파일 시스템은 스캐너라는 장비로 산출물을 마치 복사하듯이 레이저로
읽어서 컴퓨터 기록장치에 저장하고 검색함은 물론 출력할 수 있는 산출물
관리에 적합한 사무자동화시스템입니다.

S연구소는 광파일 시스템을 도입하여 연구보고서 출장보고서 도면자료
등을 스캐너로 읽어 이미지데이터베이스를 구축하여 연구원이 공유할 수
있도록 하여 연구과제의 중복수행으로 인한 예산낭비를 방지하고 관련 과제
수행시 참고자료로 활용, 연구의 성과를 극대화하고 있습니다.

또한 해외출장시 기출장자가 조사 분석한 출장보고서를 검색하여 사전에
충분한 정보를 수집한후 출장업무를 수행함으로써 많은 부가가치를 창출하고
있습니다.

L도서관의 경우는 고가의 과학기술정보를 광파일 스캐너로 읽어 이미지
데이터베이스를 구축, 네트워크상에서 검색하고 본문을 전자독서 및 프린트
할 수 있어 연구자들에게 좋은 반응을 얻고 있습니다.

귀사의 경우도 앞에서 설명한 2가지 방법을 병행하여 산출물을 관리할 수
있는 사무자동화 환경을 구현하면 기업의 보안유지와 공유로 인한 산출물의
중복작성 배제, 직원의 업무능력 향상 등을 통하여 경영합리화에 기여할
것으로 생각됩니다.

문의(569)8121~3

도움말 : 이종문 < 한국경영기술지도사회 지도사 >

(한국경제신문 1996년 12월 4일자).