문) ISO 9000 품질 보증시스템을 구축하려면 규정에 맞게 문서를 변경해야
한다고 합니다.

지금 하는 업무도 많은데 기존에 쓰던 문서를 써도 되는지 알고 싶습니다.

또 ISO 9001,9002,9003의 차이점은 무엇인지요.

답) ISO 9000 품질시스템 요구사항의 각 항목에는 "~하고 문서화 하여야
한다"라는 문구가 계속 반복해 쓰여 있습니다.

즉 문서화를 빼고서는 ISO를 논할 수 없을 만큼 중요하다는 뜻입니다.

기업 규모에 따라 다르겠지만 기본적으로 갖추고 있는 양식만도 상당량
되고, 기업마다 그 문서의 형태도 다양합니다.

때론 다양한 형태의 양식이 기업비밀 차원에서는 도움이 될 때도 있지만
오히려 불편할 때가 더 많습니다.

만약 어떤 부서에 새로운 사람이 들어왔을 때 그 사람은 전에 다니던
직장과 판이한 문서양식에 당황해하고, 필요한 문서를 찾는데도 많은 시간을
할당해야 할 것입니다.

그러나 각각 회사가 일정한 규정에 맞춰 문서를 작성하고 보관한다면 새로
입사한 사람도 쉽게 업무에 적응하고 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있을
겁니다.

이렇듯이 규정에 맞는 문서를 작성하고 보관하는 일은 업무를 원활하게
진행시키기 위해 꼭 필요한 과정이라고 할 수 있습니다.

기존의 문서를 그대로 쓸 수 있느냐는 그 문서가 ISO 품질시스템의 규격
요건을 충분히 수용하고 있느냐에 달려있습니다.

만약 필요요건을 충분히 수용하고 있다면 그대로 사용해도 되겠지만
그렇지 않다면 규격에 맞게 문서화 작업을 해야 합니다.

대부분의 중소기업은 문서의 작성 및 보관에 대한 규정이 없기 때문에
많은 문제점이 발생할 수 있습니다.

문서작성 규정이 없으므로 각 부서간 문서작성 형태가 다르고 업무협조에
문제가 발생하며 문제발생에 대한 책임소재도 불분명해집니다.

문서에 대한 보관규정이 없기 때문에 부품이 설계 변경되어 문서로 생산
부서에 통보되었을 때 설계 변경된 문서가 변경전 문서와 동일장소에
보관되어 통보받지 못한 작업자가 구문서 규격으로 작업해 규격에 맞지 않는
부품이 생산돼 회사에 피해를 입히는 경우도 생길 수 있습니다.

이렇듯 표준화된 규정에 맞는 문서화를 해야 하는 이유는 많습니다.

지금 당장은 과중한 업무 때문에 귀찮고 힘들지 모르지만 ISO 9000
품질보증시스템이 정착되었을 때는 업무처리가 빨라지고 부서별 업무협조가
원활해지며 책임소재는 물론 문제발생시 사후처리도 용이해져 기업경쟁력이
높아지게 됩니다.

ISO 9001은 설계 개발 생산 설치 및 서비스의 생산시스템 전반에 관한
품질보증모델이고 ISO 9002는 생산 설치 및 서비스에 관한 품질보증모델,
ISO 9003은 최종검사 및 시험에 관한 품질보증모델입니다.

문의 : 한국경영기술지도연구소(KIMTEC) (02)587-0540

[ 도움말 : 장혁 < 기술지도사 > ]

(한국경제신문 1997년 7월 9일자).