"방대한 자료를 다루면서도 종이없는 사무실을 실현하고 효율적인
정보관리를 통해 비용절감은 물론 생산성을 높인다"

국제통화기금(IMF) 관리체제에 있는 우리나라 기업들에겐 솔깃한 얘기가
아닐 수 없다.

어떻게 하면 근무환경을 이처럼 효율적으로 바꿀 수 있을까.

그 해답은 전자문서관리시스템(EDMS)에서 찾을 수 있다.

이 시스템은 사무실에 있는 다양한 내용의 종이문서를 디지털(전자)형태로
바꿔 종합적으로 저장하고 필요한 사람들에게 유통시키는 것이다.

예전의 비효율적인 정보관리체계를 표준화함으로써 특정부서에 그치지
않고 모든 사용자와 업무전반에 걸친 종합적인 정보서비스를 제공하는
시스템이다.

여러 PC에 분산 저장된 문서나 도면파일을 체계적으로 관리할수 있어
지식정보관리시스템 구축을 위한 핵심기술로 활용되고 있다.

한국유니시스의 백성목 차장은 "인터넷과 컴퓨터기술이 발달하면서
EDMS도입의 필요성은 더욱 절실해지고 있다"고 지적했다.

업무는 디지털로 처리하면서 문서관리를 수작업수준으로 하다보면
정보관리의 연속성이 떨어지고 정보출력량만 늘어난다는 얘기다.

전자우편시스템이 등장해 정보유통속도는 획기적으로 빨라졌지만 이를
다시 출력해 보관하는 사례가 많은 때문이다.

이런 문제해결을 위해 이미 기업은행 조선생명 특허청 법무부 등
20여개 기관이 EDMS구축에 들어갔다.

한국전산원의 김은 박사는 "EDMS가 문서관리를 지원할 뿐만 아니라
비즈니스혁신(BPR)을 위한 기능을 통합해 지원하는 포괄적 시스템"이라고
강조했다.

이 시스템을 통해 기업들은 효율적인 문서관리는 물론 조직개편 등을
함께 추진할 수 있어 경영효율성을 높일 수 있다는 것이다.

김 박사는 또 "EDMS를 정부부문에서 추진하게 되면 행정개혁을 동반한
전자정부를 구축할 수 있다"고 덧붙였다.

국민편의를 위한 고객지향적 정부를 만들어 행정의 투명성과 효율성을
높일수 있다고 그는 강조했다.

이 시스템을 구축하는데는 컴퓨터에 파일형태로 있는 각종 데이터를
통합관리하는 "전자문서관리(EDM)", 종이문서를 스캐닝해 전산
데이터베이스로 만들어 관리하는 "이미징"등 다양한 방법이 활용된다.

이를위해 한국파일네트 이스트만소프트웨어 다큐멘텀코리아 한국IBM과
다존기술 등의 SW업체들이 EDMS솔루션을 공급에 적극 나서고 있다.

또 시스템통합(SI)업체인 삼성SDS LG-EDS시스템 현대정보기술 SK컴퓨터통신
대우정보시스템 등이 구축대행 서비스를 제공하고 있다.

( 한 국 경 제 신 문 1998년 7월 10일자 ).