효율적인 문서관리를 위한 다양한 솔루션들이 동원되고 있다.

한국파일네트의 김이숙 이사와 이스트만소프트웨어의 김수진 팀장은
성공적인 EDMS구축을 위한 주요 솔루션들을 소개했다.

대표적인 방법들은 전자문서관리(EDM)과 이미징(이미지문서관리),
컴퓨터출력광디스크관리(COLD), 업무처리(워크플로)시스템 등이다.

EDM은 문서의 변경내력을 관리하는 버전제어, 보안관리기능과 함께
보존기간 등에 따라 자동으로 문서를 이관하거나 폐기하는 문서관리, 검색
등의 기능을 지원한다.

이미징은 서류나 캐털로그 사진 등을 스캐너나 카메라로 입력해
저장.검색할 수 있고 이미지문서에 대한 수정이나 전송이 가능한 시스템이다.

이미징을 구축할 때는 기존의 응용소프트웨어와 연계할 수 있는지 등을
살펴 투자를 결정하는게 바람직하다.

다만 신용카드신청서나 대출신청서 등을 단순히 스캐닝해 저장하고
검색하는 기능외에 이들 문서가 내부 결재과정을 따라 유통돼 종이없는
사무실을 만들 수 있다는 점도 주목해야 한다.

COLD는 각종 보고서나 고객관련문서를 대용량의 광디스크를 이용해
저장하고 검색하기 위한 시스템이다.

이 시스템은 금융권의 각종 거래내역이나 신용보고서, 보험회사의
사고처리보고서나 판매보고서는 물론 의료기관이나 소매업체의 요금청구서
등에 폭넓게 적용된다.

워크플로는 담당직원이 처리해야 할 업무내용과 처리우선순위, 처리절차를
정해주는 시스템이다.

업무수행 상태와 문제점 등을 한눈에 파악할 수 있도록 업무흐름을
관리하고 통제하는 기능도 지원하고 있다.

이들 솔루션은 필요한 환경에 따라 복합적으로 활용될수 있다.

( 한 국 경 제 신 문 1998년 7월 10일자 ).