[정보관리 뉴패러다임 'EDMS'] 소멸 전과정 제어..'EDMS란'

EDMS는 문서 파일의 생성에서부터 소멸까지 전과정을 관리하는 시스템을
말한다.

여기에는 워드프로세서 스프레드 시트, 멀티미디어를 비롯한 이미지 파일,
전자우편에 이르기까지 모든 응용 프로그램에서 작성되는 파일이 포함된다.

EDMS는 전자(Electronic) 문서관리시스템으로 불리지만 최근에는 개념을
확대시킨 전사적(Enterprise) 문서관리시스템으로 많이 쓰이고 있다.

EDMS는 언제 어디서나 전사원이 필요한 문서에 접근할 수 있도록 해주는
한편 문서의 유통 및 분배체계와 보안체계를 제공한다.

기업에서 EDMS를 적용하면 워크그룹내에서 환경에 상관없이 다양한 문서를
공유할 수 있게 된다.

또 수천 수만장에 달하는 종이 문서를 보관할 필요가 없으며 이를 위한
물리적 공간을 없애 효율적으로 사용할 수 있는 장점도 있다.

여러 PC에 분산 저장된 문서.도면파일을 체계적으로 관리할 수 있어 지식
정보관리시스템(KMS) 구축을 위한 핵심기술로도 활용되고 있다.

EDMS는 단순히 문서관리만을 지원하는 것이 아니라 비즈니스 혁신을 이끌어
내는 수단으로도 이용될 수 있다.

기업들이 효율적인 문서관리는 물론 업무절차개선(BPR)이나 조직개편 등을
동시에 추진해 경영 효율성을 높일 수 있다는 것이다.

또 정부 부문에서 EDMS를 추진하면 행정개혁을 통해 전자정부를 구축할 수
있다.

국민편의를 높일 수 있는 고객지향 정부를 만들어 행정의 투명성과 효율성
을 높일수 있다.

이러한 장점을 인식,정부기관을 비롯한 국내 주요 제조업체 은행 병원
등이 EDMS 도입에 잇따라 나서고 있다.

청와대 대법원 정보통신부 법무부 특허청 기업은행 조선생명 등 여러
기관에서는 이미 EDMS 구축에 들어갔다.

LG전자는 99년 1월부터 EDMS를 전사적으로 구축키로 하고 최근 구미 공장
에서 시범운영에 들어갔다.

이미징시스템은 은행 보험 증권 등 금융기관과 서류가 많은 공공기관 병원
등에 도입되고 있다.

최근 농협 조흥은행 대한보증보험 특허청 조선생명 등이 이 시스템 구축
작업에 본격 착수했다.

특히 한국은행 금융결제원 등이 수표 전표 등을 전산처리하기 위해 수납
장표시스템 도입을 유도하면서 금융계에 도입 붐이 일고 있다.

EDM(전자문서관리)은 제조업체 건설 엔지니어링분야 등 일반 사무실에서
널리 활용되고 있다.

또한 그룹웨어 전사적자원관리(ERP), CALS/EC 등과 연계되고 있으며 인터넷
상에서 편리하게 쓸 수 있는 방향으로 개발이 이뤄지고 있다.

급변하는 경제환경과 치열한 경쟁 속에서 기업들은 신속한 제품개발 및
서비스제공, 비용 절감 등의 필요성을 체감하고 있다.

기업은 생존을 위해 비대한 조직을 축소하고 업무활동을 보다 효율적으로
재편, 기업활동의 효율을 극대화할 수밖에 없다.

EDMS의 도입은 이같은 기업환경 변화에 대응하는 필수적인 요소임에 분명
하다.

< 양준영 기자 tetrius@ >

( 한 국 경 제 신 문 1998년 11월 23일자 ).