[남 좀 생각하고 삽시다] (11) 무례한 '불참'

지난해 10월 12일 세계ITS(지능형 교통체계)대회가 열린 서울 인터콘티넨탈
호텔.

행사본부는 개막식 1시간전까지 정확한 참석인원을 파악하느라 진땀을
흘렸다.

3주전에 초청장을 발송하면서 참석여부 통보(R.S.V.P)를 해달라고 주문
했지만 초청장을 보낸 6백명중 4백명 가량은 감감무소식이었다.

전날까지 일일이 확인전화를 걸었지만 아직 결정하지 못했다는 답이 절반을
넘었다.

ITS본부 박광신대리는 "외국대사관이나 기업들은 초청장이 도착하는 즉시
참석여부는 물론 일행을 동반할 수 있는지 혹은 대리참석이 가능한지를
물어보고 대리참석자 명단까지 일일히 통보해줬다"고 말했다.

반면 국내업체들은 당일 아침에도 일일이 확인전화를 했지만 "아직 결정하지
못했다"는 반응이 절반 이상이었다.

결국 행사본부는 일단 10%의 여유를 두고 음식과 좌석을 마련했다.

그러나 행사 직전까지 내내 초긴장상태를 유지해야만했다.

이처럼 예약문화에 대한 낮은 의식수준으로 인해 곤욕을 치르는 경우가
적지 않다.

참석인원 예측이 불가능하기 때문이다.

반드시 가겠다고 해놓고 나타나지 않아 낭패를 보는 경우도 부지기수다.

고급 호텔 등 격식을 갖춘 모임이 썰렁한 행사가 돼버려 주최측을 안쓰럽게
하는 일도 흔하다.

참석 인원수를 예측하기 가장 어려운 모임이 결혼식.

피로연 음식은 대개 1백~2백명분을 여유있게 준비한다.

예상외로 하객이 많을 경우에 대비하기 위해서다.

하지만 대개의 경우 아까운 음식들을 그냥 쓰레기로 버리기 예사다.

신라호텔의 한 관계자는 "국내행사는 일단 부페식으로 하는게 비용이나
행사준비면에서 유리하다"며 "만약 코스요리를 준비했다가 예상치 못한
인원이 늘어나게 되면 사실상 대책이 없다"고 말했다.

마이클 밀데(65.캐나다 몬트리올 맥길대교수)씨는 "외국의 경우 초청장
자체가 바로 행사장 출입증이 되고 이에 따른 행사진행과 인원통제가
이뤄진다"며 "주요행사계획을 한달전에는 마무리짓는 외국의 경우 참석여부에
대한 통보는 비즈니스의 가장 기본"이라고 말했다.

< 이심기 기자 sglee@ >

( 한 국 경 제 신 문 1999년 1월 19일자 ).