거래처 사람이나 친구들로부터 받은 명함을 어떻게 관리해야 할까.

명함에 있는 전화번호와 이름을 일일이 휴대폰에 저장하는 것은 생각보다 번거로운 일이다.

명함을 받으면 '나중에 저장해야지'하고 어느 한 구석에 수북이 쌓아두기 십상이다.

그러다보면 애써 모은 명함이 무용지물이 되고 만다.

명함관리 소프트웨어는 이런 문제를 해결해 준다.

명함에 있는 이름과 전화번호 등 여러가지 정보를 PC를 통해 휴대폰, PDA 등 단말기로 쉽게 옮길 수 있기 때문이다.


◆명함 내용을 5초 만에 스캔

보통 명함에 나온 내용을 휴대폰에 저장할 때 상대방 휴대폰 번호와 사무실 전화번호만 입력하는 경우가 많다.

입력하는 데 시간이 많이 걸리기 때문에 다른 정보는 생략하게 된다.

그러나 요즘 나오는 명함관리 소프트웨어는 입력시간이 매우 짧다.

한국인식기술(대표 송은숙)이 내놓은 개인용 명함 자동정리 소프트웨어 '하이네임(Hi－Name)'이 대표적인 사례다.

하이네임을 이용하면 사무실 주소,개인 휴대폰,사무실 전화,이메일,메신저 주소,팩스 번호,홈페이지 주소 등 명함에 있는 모든 정보를 4~5초 이내에 완벽하게 옮길 수 있다.

하이네임 이용방법도 편리하다.

명함을 명함전용 스캐너에 올려놓기만 하면 된다.

스캐너가 명함에 있는 모든 정보를 자동으로 인식해 자체 데이터베이스(DB)와 PC에 자동으로 저장해 준다.

검색 기능도 지원한다.

키워드 몇 자만 입력하면 찾고자 하는 명함의 이미지를 바로 불러들인다.

명함에 있는 휴대폰 번호로 음성메시지를 보낼 수 있는 기능도 있다.

목록에 나와있는 명함 이름을 클릭하면 명함에 써있는 주소를 지도로 알려주는 지도검색 서비스도 제공한다.

하이네임은 전용 스캐너가 아닌 일반 스캐너를 이용해 명함정보를 입력할 수 있다.

일반적으로 보급돼 있는 평판형 스캐너나 스캔기능을 갖춘 복합기에서도 사용이 가능하다.

현재 나와있는 하이네임은 3.0버전이다.

3.0컬러는 23만1000원이고 흑백인 하이네임 3.0프로는 11만원이다.

이 회사는 17개국의 다국어인식기능을 지원하는 하이네임4.0을 내년 1월 출시할 예정이다.


◆명함에 기반해 인맥관리도

한국인식기술은 명함관리 소프트웨어뿐 아니라 '인맥관리솔루션'도 제공한다.

명함관리에 기반해 인맥을 관리해주는 소프트웨어다.

그룹웨어처럼 한 회사에서 도입해서 사용하면 유용하다.

이를테면 A라는 영업사원이 영업을 하면서 받은 명함들을 여기에 올려놓으면 회사 전체의 인원들이 그 명함을 공유하는 식이다.

다양한 기업과 범주별로 인맥을 분류하고 정리할 수 있는 것은 물론이다.

고객인맥을 확보하는 것이 관건인 영업활동 등에 적합한 소프트웨어다.

이 솔루션은 동양종합금융증권, 미래에셋증권,기업은행 등 금융권뿐 아니라 한국전력 문화관광부 등에서 많은 기업이나 공공기관들이 사용하고 있다.


◆엑셀,아웃룩과 연동해 명함관리

문자인식솔루션 전문업체 퍼셉컴(대표 김인광)도 최근 컬러 명함인식 소프트웨어 '이르미 4.5'를 내놨다.

명함에 있는 정보 인식률이 이전보다 높아졌고 고해상도 스캔이 가능하다는 점을 내세웠다.

이 소프트웨어를 사용하면 명함 100장을 5분 안에 PC 내에 입력할 수 있다.

휴대폰,PDA 등과 데이터 연동도 쉽게 할 수 있도록 지원한다.

이 프로그램을 이용해 명함에 있는 사무실 전화나 휴대폰, 이메일로 문자, 팩스, 이메일 등을 보낼 수 있다.

문자를 음성으로 변환해서 보내는 기능도 있다.

대량발송을 하거나 명함에 나와있는 곳을 지도에서 찾아주는 서비스도 물론 제공한다.

또 마이크로소프트(MS) 엑셀이나 아웃룩 등과 연동해 명함데이터를 보관하는 기능을 이용하면 이름, 회사 등 여러가지 범주별로 구분된 주소록을 만들 수 있다.

이 제품은 KT,한국HP,한국엡손 등이 쓰고 있다.

윈도95에서부터 윈도비스타까지 윈도 운영체제를 지원한다.

펜티엄 이상, 64램(RAM) 및 100메가바이트(MB)이상의 하드디스크 사양이 필요하다.

기본 연결 인터페이스는 USB2.0이지만 USB1.1도 지원한다.

가격은 19만8000원이다.

이해성 기자 ihs@hankyung.com