적은 비용도 방치하면 눈덩이…주기적 비용관리 전략 짜라

기업에서 작은 비용 요소를 방치할 경우 회사 전체 비용이 눈덩이처럼 커질 수 있다. 비용 요소 절감은 빠를수록 작은 노력과 비용으로 개선할 수 있다. 사진은 최근 서울 명동 은행연합회관에서 열린 동절기 국민 절전캠페인 출범식 모습.

높은 산에 올라가 주먹만한 눈덩이를 굴려 떨어뜨리면 작은 눈덩이는 점차 커지다가 어느새 눈사태를 이룰 만한 큰 덩어리로 변하게 된다. 이처럼 작은 변화가 커다란 변화를 유발시키는 현상을 경제학에서는 ‘스노볼 효과’라고 한다. 이런 현상은 기업 내 비용 낭비 현장에서도 쉽게 찾아볼 수 있다.

적은 비용이라 무시하며 절감 활동을 등한시하고 방심할 경우 시간이 지나면 생각지도 않은 큰 비용 낭비로 이어질 수 있다. 미리 준비하면 1%의 노력과 적은 비용으로 충분하지만 이미 커져버린 위기 앞에서는 100%의 노력으로도 감당이 안 될 때가 많다.

이런 문제점을 해결하려면 사람이 정기검진을 통해 주기적으로 건강 관리를 하는 것처럼 기업 역시 주기적인 비용관리를 해야 하고, 이를 위해 비용관리 전담 팀을 구성해 현재 시점에서 기업의 비용 구조를 정확하게 점검하고 낭비 요인을 찾는 것이 중요하다.

기업 내 비용 절감은 임직원 모두 전사적인 노력으로 실행하고 이를 통해 얻은 재원을 핵심부문에 재투자해 또 다른 성장동력을 얻는 ‘전략적 비용절감’이 돼야 한다.

세 가지 개선 방법으로 ‘구매(조달)개선’ ‘운영개선’ ‘시설 개선’이 있다. 기업이 안고 있는 여러 비용 문제 가운데 가장 소홀하기 쉬운 문제는 오버스펙(과도사양)이다. 위에서 말한 세 가지 개선 방안을 활용해 문제를 해결한 사례를 보자.

구매 개선을 통한 비용절감 사례

서울에 있는 A사는 직원 수 180명 규모로 경기 물류 창고와 오프라인 도소매 유통 매장을 갖고 있다.

이 회사는 10년 이상의 운영 경력을 갖춘 의류 유통 전문업체다. 3년 전부터 온라인 쇼핑몰까지 확장해 운영 중이다. A사 대표는 오프라인 매장 운영을 통해 안정된 수익을 얻고 있으나 온라인 쇼핑몰을 동시에 운영하다 보니 여러 부문의 비용 지출이 늘어 고민이다.

그중에서도 본사와 물류 창고, 고객센터, 협력업체와의 통화 등으로 발생된 통신 비용이 만만치 않았다. 문제는 회사 내부에 전담 관리조직이 없고, 한 관리부서가 여러 업무를 동시에 맡다 보니 통신비용이 과다해도 이를 점검하고 조정할 담당자를 찾을 수 없었다.

A사는 고민 끝에 비용절감 컨설팅을 받았다. 그 결과 회사에서 필요 이상으로 높고 비싼 인터넷 전용 회선 서비스를 사용해왔고, 실제 사용하지 않으면서도 비용만 지출되는 전화 회선도 상당수 있다는 사실을 발견했다. 문제의 심각성을 깨달은 A사 대표는 즉각 비용 절감에 착수했다.

먼저 직전 1년간의 통신요금 상세 내역 분석을 통해 회사에 불필요한 부가서비스를 모두 없앴다. 직원 수를 고려해 인터넷 속도와 대역폭을 조정하는 등의 내부 기준을 세운 뒤 기존 통신사와 다른 통신사의 서비스를 비교, 검토했다.

그 결과 다른 업체와 신규 계약을 진행하는 것보다 기존 업체와 스펙을 하향 조정하고 계약을 연장하는 것이 비용 절감 효과가 크다는 결론을 내렸다. 이런 노력을 통해 A사는 연간 전체 통신비용의 21%를 절감할 수 있었다.

운영 개선을 통해 코스트 다운

B금융사는 개인 고객을 상대로 예·적금 및 대출 등의 업무를 진행했다. 특히 회사에 설치된 임대 복합기의 과다사양이 문제가 됐다. B사는 본사와 전국 지점에서 총 300대 이상의 복합기를 임대로 사용했는데, 매달 임대비용으로만 1억원이 넘게 들고 있었다. B사는 컨설팅을 받고 즉각 비용 절감 활동에 들어갔는데 크게 두 가지의 절감 방안을 찾아 실행에 옮겼다.

먼저 업무 환경에 적합한 기기를 선정했다. 기존 운영 방식은 복합기 임대업체 담당자의 조언을 받고 관리 편의를 위해 두 가지 복합기 모델을 정해 일괄 임대하는 방식을 선택했다.

하지만 신규 방식으로 300대 복합기의 출력량을 조사해 3개의 출력량 구간(월 5000장 미만, 5000~1만장, 1만장 이상)을 정하고 그 구간에 적합한 기기를 선정, 배치한 뒤 약정 출력량을 조정해 기본 약정요금을 절감하도록 했다. 기본 약정량과 직전 1년 동안의 실제 사용량의 차이를 비교하고 그 결과를 바탕으로 실제 사용량에 맞춰 기기 스펙(사양)을 낮추고 약정량을 조정하면서 불필요하게 지출되던 임대요금도 낮출 수 있었다. 또 기기 가동률을 계산해 가동률이 높은 복합기를 많이 활용하는 팀에는 빠른 사양 기기를 배치하고 활용률이 낮은 팀에는 현재보다 사양이 낮은 기기를 배치했다. B사는 이런 개선 노력을 통해 연간 15억원의 20%에 해당하는 3억원 이상의 임대 비용을 절감할 수 있었다. 동시에 복합기 관리 솔루션을 통해 소모품 및 재고 관리도 더 편해졌고 출력 보안 문제도 해결할 수 있었다.

시설 개선을 통한 오버스펙 해소

C병원은 500병상 규모로, 통원 또는 입퇴원 환자들이 많아 병원 내 난방 및 온수 사용을 위한 월평균 도시가스 요금이 겨울은 평균 1억~2억원, 여름은 월 5000만원 내외가 발생해 연간 평균 10억~12억원의 비용이 발생하고 있었다. C병원은 경영효율화를 위한 비용 절감 방안을 고민하다 컨설팅을 통해 시설 개선 방안을 실천했다. 도시가스 부문은 온압보정기를 설치해 연간 900만원의 요금을 절감했고, 보일러 및 냉온수기는 기기 내부의 공기비 조정, 폐열 회수장치 설치 등의 방법으로 연간 1억4500만원을 절감했다. 병원 내 상수도 압력을 측정하고 낭비되는 수도량을 측정해 과도하게 높은 수압과 노후화된 수도관으로 많은 수돗물이 누수되고, 결국 이것이 수도 요금 낭비를 일으킨다는 것을 발견했다. 병원의 노후화된 수도 배관을 교체하고 절수 장치를 통해 수도 사용량도 절감할 수 있도록 개선했다. 결과는 어땠을까. 시설 개선 진행 전에 월평균 3500만원에서 4500만원에 이르던 수도요금이 2500만원에서 3500만원으로 평균 1000만원 이상, 약 20% 이상이 줄었다. 이를 위해 투자된 공사비용은 1년 반 만에 전액 회수할 수 있었다.

우주선을 개발하는 항공 우주 공학자들의 최대 관심사 중 하나는 어떻게 하면 기체의 중량을 줄일 수 있는가다. 우주선 무게를 가볍게 할수록 날개가 작아도 되고, 날개가 작으면 더 작은 추진력으로도 발사가 가능하다. 추진력이 작으면 더 작은 엔진을 개발해도 된다. 이런 일련의 과정을 통해 처음 생각했던 것보다 더 큰 중량 절감이 가능한 것이다. 산 정상의 작은 눈덩이가 산 밑에서는 큰 덩어리가 된다. 기업의 사소한 비용도 무시하지 말고 구매·운영·시설 개선 노력을 한다면 큰 수확을 거둘 수 있다.

고경수 < 코스트제로 대표 >

적은 비용도 방치하면 '눈덩이'…주기적 비용관리 전략 짜라