현대자동차는 ‘스마트 보고’ 시스템을 통해 업무 효율성을 높이고 있다. 직원들이 화면을 보며 대화를 주고받고 있다. 현대차 제공
현대자동차는 ‘스마트 보고’ 시스템을 통해 업무 효율성을 높이고 있다. 직원들이 화면을 보며 대화를 주고받고 있다. 현대차 제공
“조직의 생각하는 방식, 일하는 방식에서도 변화와 혁신을 추진하겠습니다. 저부터 임직원 여러분과 적극적으로 소통하고, 도전적 실행을 실천해 나가겠습니다.”

정의선 현대자동차그룹 총괄수석부회장이 지난 1월 초 시무식에서 강조한 말이다. 그는 “실패를 회피하고 비난하는 문화에서 탈피해 실패를 인정하고, 교훈으로 삼는 문화를 정착시켜야 한다”며 “임직원의 시간과 역량을 업무에 집중하는 스마트한 업무 방식을 일상화해주길 바란다”고 말했다.

현대차그룹은 효율적으로 업무를 하고 쉴 때는 제대로 쉬는 기업문화를 만들어가고 있다. 현대차의 ‘워크 스마트’ 캠페인이 대표적이다. 현대차는 ‘문서 자산화’를 통해 업무 시 만들어지는 모든 문서를 회사 중앙서버에 저장하고 체계적으로 관리한다. 전사의 지식을 자산화하는 동시에 팀원 간 및 팀 간 협업 프로세스를 체계화하기 위해서다. 업무 생산성을 높이고, 불필요한 업무 부담을 줄일 수 있다는 게 회사 측 설명이다.

일하는 방식을 한 단계 업그레이드하기 위해 회의, 문서작성, 업무지시, 보고, 결재 등에서 전사적 가이드라인을 제시하고 있다. 보고 방식도 바꿨다. 핵심내용만 간결하게 보고서로 작성하고, 전산을 통해 결재받는 방식이다. 현대차는 이런 ‘스마트 보고’를 본사는 물론 연구소, 공장 등으로 확대하고 있다. 이 시스템을 통해 서면 보고와 전자 보고의 이중 결재를 막아 업무 효율성을 높였다는 평가다.

업무시간을 보다 효율적으로 사용하는 방안도 시행 중이다. 2015년부터 매주 수요일을 ‘스마트데이’로 지정하고 있다. 불필요한 초과 근무를 줄여 직원 복지 및 사기를 증진하겠다는 취지다. 오전 9~11시, 오후 2~5시를 업무 집중시간으로 지정해 불필요한 회의를 막고 업무 몰입도를 높이고 있다.

스마트데이에는 사내 저녁식사를 제공하지 않고, 통근 버스 시간대를 변경한다. 오후 6시30분 이후에는 사무용 컴퓨터 전원을 끈다. 제대로 실현되고 있는지 확인하기 위해 사내 시스템을 분석하고 임직원을 대상으로 설문조사도 하고 있다.

직원 간 소통을 확대하기 위한 노력도 이어가고 있다. 기아차는 최근 직원들이 각종 사안에 의견을 제시하고 회사와 관련한 유용한 정보를 공유할 수 있는 모바일 앱(응용프로그램) ‘통(TONG)’을 개발했다. 평소 컴퓨터 사용이 쉽지 않은 직원도 시간과 장소에 구애받지 않고 동료들과 소통할 수 있는 게 이 앱의 강점이다.

현대차는 본사 팀장급 직원을 상대로 월 1회씩 ‘리더스 모닝 포럼’도 열고 있다. 회사의 정책 방향을 공유하는 자리다. 주요 사업본부가 돌아가면서 현안을 발표하고 의견을 나누는 방식으로 이뤄진다. 팀장끼리 커피를 마시면서 자유롭게 소통하는 시간도 있다. 매회 200여 명이 참석할 정도로 인기가 좋다.

장창민 기자 cmjang@hankyung.com