주 52시간 시대 업무 웨이트 트레이닝으로 효율 높여라

맥주브랜드 ‘레드락’은 최근 서울 청계천 광교갤러리에서 직장인들의 주 52시간 근로제 정착을 응원하기 위해 ‘퇴근하겠습니다’ 캠페인을 열었다. /한경DB

업무 웨이트 트레이닝은 업무 수행에 필요한 근력을 키우는 활동이다. 이는 동일한 노력을 들여 더 높은 성과를 내는 것이다. 성과는 어떤 결과물이 언제까지 어떻게 만들어져야 하는가에 의해 결정된다. 성과를 높이려면 어떤 결과가 언제까지 나와야 하는지, 그리고 어떤 방법으로 이룰지 명확히 정해야 한다. 이를 위해서는 일을 하는 목표와 방법을 한 방향으로 정렬하고 성과가 나오도록 업무를 관리해야 한다.

회사 업무의 대부분은 상사 지시에 의해 이뤄진다. 일을 주는 사람과 일을 실행하는 사람의 생각이 다를 경우에 문제가 발생한다. 이미 마친 일을 다시 해야 하는 수고가 발생한다. 이런 낭비를 막으려면 상사는 업무 지시를 명확하게 해야 한다. 또 업무를 하는 사람은 그 목표를 정확히 이해하고 수행해야 한다. 일을 주는 사람은 지시를 할 때 방법이나 수단만 언급하는 경우가 많다. 그 일을 왜 하는지, 그리고 어떤 결과물이 기대되는지를 말해주지 않는다. 일을 받는 사람도 어떤 결과물이 나와야 하는지 꼬치꼬치 따져 물으려 하지 않는다. 그 대신 그냥 자신이 이해한 대로 수행해 버린다. 그러다 보면 일이 다 끝난 뒤 그 결과를 두고 서로 실망할 때가 많다. 이를 예방하려면 업무를 지시하는 사람과 수행하는 사람 간에 결과물의 이미지부터 명확히 일치시켜야 한다.

상사가 일을 지시할 때는 아무리 바쁘더라도 잠시 시간을 내서 3W1H로 정리한 다음 이야기하는 것이 바람직하다. 그 일을 통해 어떤(what) 결과물을 기대하는지, 그 일을 해야 하는 이유(why)는 무엇인지, 언제까지(when) 마쳐야 하는지를 명확히 밝힌 다음 그 일을 어떻게(how) 할 것인지에 대해 업무 수행자와 함께 논의해야 한다. 업무 수행 방법까지 이야기해주는 것은 직원의 자율성을 침범하게 되므로 어떻게 수행할 것인지를 묻고 함께 상의하는 것이 좋다.

업무 수행자는 지시를 받았을 때 다음과 같은 사항을 문서로 정리한다. 그것을 지시자에게 확인받으면 더 효과적이다. 지시받은 업무 내용과 그 결과물의 이미지를 정리한다. 업무의 중간보고 시점은 언제이고, 언제까지 완료해야 하는지를 적는다. 아울러 이 일을 처리하며 조언을 받을 사람은 누구인지, 이 일에 대해 미리 알려야 할 사람은 누구인지도 묻는다. 이 일을 진행하면서 요구할 사항은 무엇인지, 바로 실행해야 할 사항은 무엇인지, 실행하기 전에 확인해야 할 사항은 무엇인지도 정리해 지시자의 확인을 받는다.

업무 방식의 한 방향 정렬

업무 처리 방식은 그 일을 하는 사람에 의해 결정되는 것이 원칙이다. 하지만 각기 다른 개인이 모여 일하는 조직에서는 업무 수행 방식의 일정 부분은 통일할 필요가 있다. 그래서 많은 회사들이 업무 처리의 원칙과 기준을 설정하고 있다. 조직문화가 강하고 고성과를 내는 회사일수록 핵심가치 설정과 실천을 통해 원칙과 기준을 지켜나가고 있다. 예컨대 업무를 꼼꼼히 처리하다 보면 시간이 더딜 수 있다. 반면에 일을 빠르게 처리하면 꼼꼼함이 다소 부족할 수 있다. 이때 스피드라는 핵심가치를 정하면 꼼꼼함은 다소 희생하더라도 신속하게 업무를 처리하도록 방향이 설정된다.

1802년 설립된 글로벌 화학회사 듀폰은 1818년 폭발사고로 직원 3분의 1 이상이 사망했다. 이 사건을 계기로 안전을 중요 핵심가치로 삼고 있다. 회의를 시작하기 전 5분 정도 안전을 강조하고 비상구부터 알려준다. 사무실 복도에는 모퉁이마다 볼록거울이 설치돼 있고, 문을 밀고 당길 때는 서 있어야 할 장소가 표시돼 있어 충돌사고를 예방한다. 필기구는 뾰족한 부분이 아래를 향하도록 필통에 꽂아야 하고, 계단을 오르내릴 때는 꼭 손잡이를 잡도록 한다. 듀폰에서 안전을 중시하지 않는 사람은 제대로 직장생활을 하기 어렵게 돼 있다.

부서 내에서도 업무수행 시 반드시 지켜야 할 원칙과 기준을 정하면 여러 가지 효과를 거둘 수 있다. 원칙과 기준이 명확히 서면 해야 할 것과 하지 말아야 할 것이 명확해지기 때문이다. 갈등과 논란이 줄고, 의사결정이 빨라지며, 행동의 일관성을 바탕으로 신뢰가 구축된다. 따라서 구성원이 함께 모여 업무를 수행하면서 반드시 지켜야 할 원칙과 기준을 분야별로 정하는 것이 좋다. 예를 들어 보고할 때, 회의할 때, 문서작성할 때, 협업할 때 반드시 해야 할 것과 하지 말아야 할 것을 미리 정한다.

<표 1>은 국내 유수의 건설사업 관리업체인 H사의 회의에 대한 원칙과 기준이다. H사 구성원들은 회의할 때 이러한 룰을 철저히 준수하고 있다. 원칙과 기준을 정할 때는 가능한 한 많은 구성원이 모여 합의를 보는 게 바람직하다. 원칙과 기준은 늘 동일하게 적용될 수 있도록 마련되야 하며, 명확한 행동기준과 의사결정의 근거가 될 수 있도록 작성되는 것이 좋다.

PDCA를 통한 업무과정 관리

업무 목표와 방식을 한 방향화시키고 난 뒤 일을 수행해야 한다. 이때 PDCA라는 단계를 밟아 처리하는 것이 성과를 높일 수 있다. P(plan)는 계획, D(do)는 실행 및 실적, C(check)는 평가와 점검, A(act)는 개선을 가리킨다. 이는 업무관리의 기본 과정인데도 실제 활용하는 경우가 드물다. 이를 활용하려면 간단한 표를 만들어 사용하는 것이 좋다. <그림 1>은 PDCA로 업무를 관리하는 양식이다. 만일 몸짱 되기 프로젝트를 수행한다면 <그림 2>와 같이 작성할 수 있을 것이다. 하루나 1주일 또는 1개월 단위로 나눠 PDCA 과정을 반복 적용하면 점점 더 목표에 다가갈 수 있게 된다. <그림 2>는 주 단위로 PDCA를 반복하게 돼 있다.

PDCA를 적용하기에 앞서 반드시 정해야 하는 것이 있다. 그것은 바로 업무의 목적과 목표다. 목적은 그 일을 해야 하는 이유이다. 목표는 달성해야 하는 수준을 말한다. 목적을 안다는 것은 최종 결과물의 이미지를 그려낼 수 있음을 의미한다. 목표를 안다는 것은 그 일을 마쳤을 때 최종 결과물이 어떤 상태에 있을지를 이해함을 가리킨다. 업무의 목적과 목표에 대한 분명히 인식 하에 PDCA 과정을 통해 업무를 수행한다면 같은 노력으로 더 큰 성과를 거둘 수 있을 것이다.

권상술 < 피플앤비즈니스 교수 >

사회

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