Getty Images Bank
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대부분 기업이 휴직·퇴사 등 인력 변동이 발생하면 당황한다. 인력 변동은 사전에 예측할 수 없어 미리 대비하기 힘들기 때문이다. 기업들이 갑작스러운 결원이 생기면 급하게 경력직을 충원하고, 인력 수요가 불확실한 상황에서 공개채용을 하는 이유다.

인력 변동에 따른 리스크를 미리 대비할 방법이 있다. 인사 정보를 모두 데이터로 저장해 관리하는 방식이다. 우선 직원과 관련해 관리 가능한 모든 정보를 데이터로 저장해야 한다. 생년월일 등 흔히 ‘인사카드’로 불리는 고정된 인사정보뿐만 아니라 변동성 있는 데이터도 필요하다. 예를 들어 입사일 또는 마지막 승진일을 기점으로 한 승진 예상일, 임신·출산·육아에 따른 휴·복직 예상일, 연차 사용일, 초과근무일 등이다.

주기적으로 직원을 면담한 코칭·피드백 내용도 기록해야 한다. 퇴사 예정일, 이사 등에 따른 출퇴근 시간의 변동 등 주기적으로 관리자가 업데이트해야 하는 데이터까지 모두 연결해야 한다. 방대한 데이터를 모두 기록한 뒤 고정적 인사정보에 변동성 있는 데이터를 연결하면 직원 개인이 가까운 미래에 근무 중일지 아닐지, 또는 어떤 상태일지를 예측할 수 있다. 관리자들은 이들 정보를 인력운영 현황판에서 모니터링하면서 수시로 신규 인사 채용 범위, 근무시간 등 의사결정에 참고할 수 있다.

두 번째로 해야 할 일은 사업계획과 인사정보를 연결하는 작업이다. 연간 경영계획 및 분기별·월별 경영목표와 인력 데이터를 연결해야 한다. 가까운 미래의 직원 상태를 예측할 수 있게 되면 직급별 인원수 및 평균 임금을 연결하는 방식으로 월 단위 손익 목표를 시뮬레이션할 수 있다. 여기에서 중요한 점은 손익을 책임지는 관리자에게 권한을 위임해야 한다는 것이다. 예를 들어 한 매장에서 신규 인원을 채용하는 것이 좋을지 아니면 현재 인원이 조금씩 초과근무를 하는 것이 더 유리할지 등을 그 매장 관리자가 시뮬레이션해보고 결정할 수 있어야 한다. 인사는 더 이상 인사팀만의 권한이 아닌 것이다.

마지막으로는 사람과 데이터의 연결이 이뤄져야 한다. 많은 기업이 인사혁신을 위한 인사 시스템을 구축하면서 빼놓지 않고 중요하게 여기는 기능이 ‘자기 인사관리’다. 각 직원이 자신이 입사한 뒤 어떤 조직에서 어떤 업무를 수행했는지, 언제쯤 승진하게 되는지, 승진에 필요한 자격 요소와 교육은 무엇인지 등을 파악할 수 있는 기능이다. 직원 관점에서 자신의 미래를 스스로 그려보고 주도적으로 근무에 임할 수 있게 된다. 자기 인사관리 기능은 모바일 환경에서 접근할 수 있도록 앱 또는 모바일 웹페이지 등을 제작할 필요가 있다. 직원들이 각자의 스마트폰을 통해 근무 중에도 스스로 인사관리를 할 수 있게 된다.

인력 변동 리스크, '데이터'로 대비하라
데이터로 인력을 관리하면 변동을 미리 예측하고 준비하는 데 도움이 된다. 특히 식음료 매장 등 직원들의 휴직과 복직이 빈번하고, 신규 매장 출점·기존 매장 폐점 등 변수가 있는 분야에서 활용도가 높을 것이다.

박성용 < 커니파트너 >