"퇴사자 정보 지체없이 파기해야"…개보위·고용부 지침 마련

개인정보보호위원회는 고용노동부와 함께 채용준비부터 고용종료까지 근로관계 전반에 걸쳐 근로자 개인정보 보호에 관한 내용을 담은 '개인정보보호 가이드라인'(인사·노무편)을 개정해 31일 발표했다.

가이드라인에 따르면 채용준비 단계에서 구인자는 개인정보를 최소한으로 수집해 안전하게 관리하기 위한 계획을 세워야 한다.

구직자의 용모·키·체중 등 신체적 조건, 출신지역·혼인여부·재산, 직계 존비속 및 형제자매의 학력·직업·재산에 관한 정보는 수집하면 안 된다.

채용전형에서는 입사지원자가 이같은 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내해야 하고, 합격여부는 당사자에게 직접 통보해야 한다.

채용여부가 확정되면 채용서류는 반환해야 한다.

온라인 제출로 반환이 어려우면 바로 파기해야 한다.

인공지능으로 채용전형을 진행했다면 지원자가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용담당자가 설명해야 한다.

채용결정 단계에서는 근로자 명부, 임금대장 등 근로기준법을 준수하기 위해 필요한 정보는 해당 법령근거를 안내한 뒤 수집해야 한다.

다만 이때도 근로계약 체결과 이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 모아야 한다.

이를 벗어나는 정보 수집은 개인정보 최소수집 원칙에 위배될 소지가 있다.

고용유지 단계에서는 근로자의 개인정보를 공개하려는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 한다.

징계나 해고 등의 내용은 비공개하는 것이 바람직하다.

급여 등에 관한 개인정보 처리를 위탁할 때는 교육과 감독을 철저히 하고, 영업 양도·합병 등으로 근로자 개인정보를 이전할 때는 이전 사실, 받는 자 연락처, 이전을 원하지 않는 경우 조치 방법을 알려야 한다.

사업장에 폐쇄회로(CC)TV 등 디지털 장치를 도입할 때는 근로자에게 장치 도입 목적과 개인정보 처리내용을 설명한 후 의견을 들어야 한다.

필요 최소 범위에서 개인정보를 수집·이용해야 하며, 개인정보 처리내용을 근로자에게 공개해야 한다.

고용 종료 단계에서는 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 복구나 재생되지 않는 방법으로 바로 파기해야 한다.

인사정책 수립 목적으로 퇴직자 인사정보가 필요하면 익명 또는 가명처리 후 통계의 형태로 이용할 수 있다.

개인정보위와 고용부는 인사·노무 업무담당자가 현장에서 가이드라인을 활용할 수 있도록 각 부처 홈페이지, 개인정보보호포털에 가이드라인을 공개하고 온·오프라인 교육과 홍보를 할 예정이다.

/연합뉴스