하반기 대기업 취업이 종반을 향해 가고 있다. 어느덧 채용을 마치고 첫 출근을 준비하는 예비 직장인도 늘어나고 있다. 새내기 직장인들은 사내 커뮤니케이션이 무엇보다 중요하다. 직장에 빨리 적응하고 상사와 원만한 관계를 맺도록 해주는 등 직장인으로서 성공할 수 있는 토대가 된다는 점에서다. 그러나 최근 한 설문조사에 따르면 직장인 73%는 직장 내 커뮤니케이션으로 인해 스트레스를 받고 있다. 89%는 '화술'을 배워서라도 직장에서 인정받고 싶다고 답했다. 박수민 듀오아카데미 교육총괄 팀장이 부서 내 첫인상 점수를 끌어올리고 업무 적응력도 높일 수 있는 커뮤니케이션 방식을 소개한다.

◆결론부터 얘기하고 이유와 과정을 말하라

신입사원들은 업무보고 때 구체적으로 해야 한다는 강박관념에 사로잡혀 본론보다 서두를 길게 말하는 경우가 있다. 상대의 집중력이 떨어질 뿐만 아니라 보고자 자신도 말하는 의도를 잊게 된다. 결론과 핵심은 먼저 얘기하고 이유나 과정을 그 뒤에 말하는 것이 좋다. 그리고 자신의 코멘트 등의 주관적인 사항들은 맨 마지막에 말한다.

"이 일을 언제까지 마칠 수 있을까요"란 질문에는 "다음주 금요일까지 마치고 보고드리겠습니다. 리서치에 3일，정리와 분석에 2일 정도 걸릴 것 같습니다"란 답변이 좋다.

◆수시로 업무 진행 사항을 보고하라

회사 업무보고서는 대학 시절 레포트와 다르다. 마감 기한을 지키는 것도 중요하지만 현재 진행 상황을 중간중간 보고하며 공유하는 것이 필요하다. 일을 혼자서 조용히 완벽하게 처리하려 하기보다 중간 보고를 통해 상급자가 진행 상황을 파악할 수 있도록 해야 한다.

"현재 시장조사 자료를 분석하는 단계여서 다음 주 수요일까지면 끝날 것 같습니다. 중간 보고 내용을 참고해서 말씀해 주시면 감사하겠습니다"라고 보고하면 무난하다.

◆커뮤니케이션의 중심은 타인

직장 생활이 익숙하지 않은 경우 자신이 전달할 사항만 끝나면 보고가 마무리됐다고 생각하는 경우가 있다. 하지만 사회생활에서는 다르다. 내가 어떻게 말했느냐보다 상대가 어떻게 파악하고 받아들였는지가 더 중요하다. 제대로 이해했는지 한번 더 확인할 필요가 있다. "다시 정리해서 말씀드리자면…" 식의 정리형 대화로 마무리하는 것이 좋다.

◆상대에 따라 달라지는 커뮤니케이션

상사마다 선호하는 커뮤니케이션 방법이 다르다. 어떤 사람은 직접 프린트를 해와 결과물을 보여주는 것을 좋아하기도 하고，메일에 첨부 파일로 보내주는 것을 좋아하기도 한다. 직접 설명을 원하는 상사도 많다. "어떻게 보고 드리는 것이 편하실까요"라고 정중하게 물어보는 것도 좋다.

◆상대 반응에 시시각각 반응하지 말라

신입사원들이 가장 두려워하는 것이 자신의 업무에 대한 평가다. 상사의 반응이 시원치 않으면 보고하는 도중 기분이 위축되기 쉬운데 상사의 반응에 너무 민감해할 필요는 없다. 업무 보고 시에는 상대의 반응보다 지금 자신이 하고 있는 일에 초점을 맞춰 자신감 있게 보고하는 것이 좋다. 자신이 낸 결과물이나 아이디어에 상대가 대수롭지 않은 반응을 보였다면 더 급한 건으로 인해 우선 순위가 밀려난 것으로 생각하자.여유를 두고 한번 정도 다시 보고해 보는 것도 좋다.

◆변명 늘어놓는 것은 금물

일이 안 되는 이유，어려운 이유 등의 변명을 늘어놓으면 책임감이 없어 보인다. 상사의 입장에서는 신뢰를 하기 어렵다. 늘어놓는 변명보다는 지금 해야 하는 이유，해결책을 찾아가는 노력의 모습이 필요하다. 투덜이가 되기보다 무엇이든 물어보고 해결하는 자세를 갖는 적극적인 자세가 좋다.

◆공과 사를 철저하게 구분하라

신입사원들의 경우 어리광,또는 투정을 부린다거나 개인적인 안 좋은 일로 회사에서 인상을 쓰는 경우가 종종 있다. 사적으로 친했던 동료，선배들이라도 일터로 돌아오면 공적인 관계라는 점을 명심해야 한다. 사적인 자리에서는 격의없이 친하게 지낼 수 있지만 직장 내에서는 격식을 갖추고 대해야 한다.

◆당사자와 직접 커뮤니케이션하라

직장 내에서는 궁금해하는 당사자에게 직접 물어보고 궁금해 할 당사자에게 직접 대답하도록 해야 한다. 예를 들어 회의 시간에 집중하지 않아 "○○씨，부장님이 아까 나한테 뭐라고 말씀하신 거야"라고 묻지 말고 직접 상사에게 물어보는 것이 좋다. 자리를 비울 때는 궁금해할 대상자에게 보고한 뒤 나가도록 해야 한다. 외출 전 상사에게 명확하게 보고를 하고，그것이 부담스럽다면 옆 사람에게라도 넌지시 언급하도록 하자.상대를 귀찮게 하는 커뮤니케이션만 줄인다면 커뮤니케이션 오해도 줄일 수 있다.

◆시간 낭비를 줄여라

직장 내 업무는 시간이 곧 돈인 경우가 많다. 중요한 프로젝트 중에 우유부단하고 확신 없는 일처리로 지연시킨다면 회사에 손해를 끼치는 것이다. 사후 낭비를 줄이기 위해서라도 자신이 하고 있는 일을 분명하게 전달하는 것이 중요하다. 또 본인 스스로도 자신이 하고 있는 일에 대한 이해도를 높이려는 노력이 필요하다. 일에 대한 의구심과 불확실성만 없애도 능률이 높아질 수 있기 때문이다.

◆직장인을 위한 커뮤니케이션 팁 몇 가지

△자리에 앉자마자 자신의 용건부터 이야기하지 않는다. △상대의 말에 집중하고 있다는 것을 알려줘라.'그러셨구나''잘되셨네요''네 알겠습니다''말하자면 ~란 것이지요' 등 호감 가는 맞장구를 해주면 좋다. △대중 공포증이 있다면 남들 앞에서 왜 떨고 수줍어하는지 그 이유를 알고 원인을 없애라.사람을 두려워하는 것인지，자신이 발표하는 주제에 대해 확신이 없는 것인지，발음이나 억양에 대한 문제 때문에 회피하는 것인지 스스로 진단해봐야 한다. △외부로 업무 메일을 보낼 때 팀원이나 상사를 숨은 참조로 보내면 현재 하고 있는 업무를 공유할 수 있어서 좋다. △부탁을 하는데 미안하다는 말이 없다면 명령이나 마찬가지다. 최대한 정중하게 자신의 상황을 설명하고 감사 표시를 전하도록 해야 한다. △자신이 상사가 아니라면 가급적 비판은 자제하도록 하자.문제점 해결을 위해서는 비판이 올바른 방법이 될 수 있지만 화합과 커뮤니케이션을 위해서는 그렇지 않다.

고경봉 기자 kgb@hankyung.com