[해외신서] '회의하는 법'..효과만점 준비부터 매듭까지

*** 저자 : 3M사 경영팀 효과적으로 회의(Meetings)를 준비하고 진행하는 법은 없을까. 일상적인 조직생활에서 우리는 수없이 많은 시간을 회의로 보낸다. 이중에 꼭 필요한 회의,유용한 회의는 얼마나 될까. 아마도 우리 모두는 알게 모르게 쓸데없는 회의로 귀중한 시간을 허비하고있을 것이다. 조직생활에서 지루하고 쓸데없는 회의때문에 골치를 앓아본적이 없는 사람은 드물다. 멍한 상태로 회의장에 앉아 시간이 지나기만을 기다리는 사람들을 주변에서흔히 볼수 있다. 회의를 계획하는 사람, 진행하는 사람, 참가하는 사람들이 개선에 대한 열의와 정확한 방법을 갖는다면 필요없는 회의를 줄여나갈수 있다. 그러나 사람들은 습관이란 깊은 늪에 빠져 기본적인 노력도 하지 않는 경우가 많다. 이 책은 효과적인 회의를 준비하고 진행하고, 그리고 마무리 짓는 방법을 다룬 책이다. 이 책을 쓴 저자들은 미국 3M사의 여러 사업분야에서 효과적인 회의법을 위하여 다년간 뛰어온 전문가들이다. 저자들은 이 책에서 회의의 성공을 결정하는 다음의 여섯가지 질문에 답을 구하고 있다. 회의는 진정으로 필요한 것인가 누가 참가해야 하는가 이 회의는 언제, 어디서 개최되어야 하는가 얼마나 오랫동안 개최해야 하는가 당신은 어떻게 참석자들에게 가장 효과적으로 당신의 생각을 전달할 것인가. 이 책의 다른 특징은 이미 광범위하게 사용되고 있는 기구들, 즉 멀티미디어, 오버헤드프로젝트, 개인용컴퓨터등을 사용하여 효과적인 회의진행을 돕는 방법을 포함하고 있다는 점이다. 이 책을 통하여 우리는 다음과 같은 방법들에 대한 시사점을 얻을수 있을 것이다. 회의 장소를 언쟁이 오가는 전쟁터로부터 친밀함이 더한 워크숍 장소로 변화시키는 방법 회의 참석자들의 자발적인 참여도를 높이는 방법여러가지 언어로 회의를 행하는 방법 효과적이고 강력한 의사전달을 행하는 방법 살아있는 회의를 만드는 방법, 그리고 참석자들이 당신에게 저항하기 보다는 협력하게끔 하는 방법등이다. 이 책은 8개장으로 이루어져 있다. 제1장은 미국회사에서 벌어지고 있는 회의의 실상을 정리하였다. 세상살이는 어디나 비슷하듯이 마치 한국의 회사에서 일어나고 있는 일을 쓴듯한 착각에 빠져든다. 제2장은 회의를 계획하는 방법에 관해 정리하였다. 회의개최여부 참석자 시간 장소 주제와 회의의 평가방법을 제시하고 있다. 참석자들에게 회의를 알리는 내용, 회의장 배치도, 회의 진행 점검표,그리고 평가표등에 대한 구체적인 사례에 대해 그림이나 구체적인 형식으로 정리하였다. 제3장은 회의를 진행하는 절차를 다루고 있다. 기존의 회의 절차에 대한 정보를 제공함과 아울러 선택에 대한 기준점을 제시하고 있다. 제4장은 회의를 이끄는 규칙에 대해서 이야기하고 있다. 어떻게 이끌 것인가, 어떻게 동기를 유발할 것인가, 그리고 어떻게 함께 참석할 것인가를 다루고 있다. 제5장은 전자기술을 이용한 회의에 대한 지식을 정리하고 있다. 이미 미국기업을 중심으로 광범위하게 실시되고 있는 실질사례를 중심으로이야기를 전개하고 있다. 제6장은 자신의 의사를 참석자들에게 효과적으로 전달하는 방법을 다루고 있다. 특히 여기서는 그림이나 통계자료를 이용하여 참석자들을 설득할 것인가를다루고 있다. 제7장과 8장은 결론에 해당한다. 제7장은 최근들어 회의라는 주제를 둘러싸고 부상하고 있는 여러가지 문제점을 다루고 있다. 그리고 제8장은 회의를 기업을 이루고 있는 하나의 제도로 간주하고 이를 개선하는 방법에 대해 이야기하고 있다. 아무리 첨단기계가 늘어나도 사람들이 모여 만드는 조직에서 회의의 중요성은 사라질수 없을 것이다. 이런 면에서 효과적인 회의법을 다룬 이 책의 가치를 찾을수 있을 것이다. (맥그로힐사 간 2백32면 24.95달러) 공병호 (한국경제신문 1994년 11월 15일자).