[전자문서관리시스템(EDMS)포럼] 'EDMS 사례'

전자문서관리시스템(EDMS)는 실제 어떤 식으로 적용되고 있을까. 각 기관에서 이미 활용된 사례를 보면 이 시스템의 효과를 알수 있다. 삼성전자 심재균 과장은 주요사례를 소개했다. 지난해말 한미은행의 경우 호스트에 있는 요구불 및 저축예금이나 신용카드 등의 거래내역 자료를 온라인으로 검색할 수 없는 상황을 맞았다. 호스트 저장장치를 늘리는 경우 확장비용과 유지비용부담이 만만치 않았다. 3백가지가 넘는 각종 보고서를 출력하다보니 보관이나 관리에도 어려움이 많았다. 이 은행엔 95년이후 거래내역 등록과 매일 발생하는 보고서 등록서비스와 함께 지점PC에서 COLD서버로 직접 조회할 수 있는 시스템이 적용됐다. 호스트에는 최근 3개월 거래정보만 보관토록 했다. 그 결과 반영구적인 자료보존이 가능하게 됐고 용량부족에 따른 문제점을 모두 해소할 수 있었다. 행정자치부는 지난 96년부터 정부 공문서기록 보존을 추진해왔다. 현안과제로 떠오른 문제점은 문서보관시설의 유지비용이 막대하고 많은 인력이 필요한데다 원거리에선 열람이 어렵다는 점 등이었다. 행자부는 이를 개선하기 위해 이미지문서관리시스템을 도입하고 전자우편 등과 연계한 통합문서관리체계를 구축했다. 그 결과 문서를 원본에 가까운 형태로 변질없이 보관할 수 있게 되고 50명이 소요되는 문서관리인력도 15명으로 줄었다. 서류캐비넷이 대부분 사라진 것은 물론 원거리에서도 네트워크를 통해 편리하게 공문서를 검색할 수 있게 됐다. 이같은 공문서처리작업은 지금도 계속 진행중이다. 지난 96년말 삼성전자는 전자구매결재시스템을 도입했다. 문서를 수작업으로 광파일에 보관하고 문서를 출력해 결재를 받아야 했던 비효율성이 사라지게 됐다. 이미지문서관리시스템을 통해 효율적으로 문서를 보관하고 부서간에 정보를 공유할 수 있게 된데다 개인PC에서 직접 광파일에 이미지화되도록 한 결과다. 결재도 온라인상에서 개인PC를 통해 처리할 수 있게돼 종이없는 사무실이 실현된 것이다. ( 한 국 경 제 신 문 1998년 7월 10일자 ).