低부가가치 업무 없애고 바뀐 룰을 선언하라
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생산성 향상 전략 (3)
워크숍을 시작할 때 부서장이 워크 다이어트의 목적을 분명히 설명해야 합니다. 부서 전체의 업무량을 줄이고 부가가치를 높여 업무 효율성을 향상시키기 위한 것임을 확실히 알게 해야 합니다. 궁극적으로 업무 체질을 개선하는 것이 목표임을 이해시켜야 합니다. 워크숍 시작 전에 부서의 업무분장이나 업무분담표 및 핵심성과지표(KPI)를 정리해야 합니다. 현재 수행되고 있는 모든 업무를 나열하고 검토합니다.○개선·혁신 업무를 더하라
제일 먼저 할 일은 부서의 성과를 높이기 위해 추가해야 할 업무를 찾아보는 것입니다. 개선 업무부터 찾습니다. 개선 업무란 지금 하고 있는 업무의 절차나 방법 또는 도구를 바꿀 경우 성과가 올라갈 수 있는 일을 말합니다. 단순 반복업무를 자동화하거나 시스템화하는 것, 우리 부서에서 취합해서 정리하던 자료를 해당 부서에서 직접 입력하게 하는 것 등이 예라 할 수 있습니다. 워크숍에서 모든 구성원에게 개선 업무를 2~3개 정도 고민해보게 합니다. 개선 업무에 대한 아이디어가 나오면 각각을 포스트잇에 적게 합니다.
다음으로 혁신 업무를 찾습니다. 이는 지금 하고 있지는 않지만 새로 시작한다면 부서의 성과를 높일 수 있는 일입니다. 예컨대, 개인별 고객정보를 공유 DB화하는 것, 새로운 고객평가 시스템 구축, 고객감동 프로그램 운영 등을 하는 것입니다. 구성원에게 혁신 업무를 1~2개 고안해 포스트잇에 하나씩 쓰게 합니다. 혁신 업무를 적는 포스트잇 색깔은 개선 업무를 적은 것과 다르게 하는 것이 좋습니다.개선 업무를 적은 포스트잇을 모두 나열한 뒤 구성원들에게 가장 좋은 것을 투표로 고르게 합니다. 가장 많은 표를 받은 개선 업무를 3개 정도 고릅니다. 혁신 업무에 대해서도 투표해 1개를 선정합니다. 선택된 개선 업무와 혁신 업무를 구체적으로 어떻게 수행할 것인가에 대해 구성원들이 토론을 통해 정리합니다.
개선 업무와 혁신 업무를 더하고 나면 업무 우선순위 분석을 통해 없앨 수 있는 업무를 찾아냅니다. 업무 우선순위는 업무의 중요도와 시급도를 기준으로 분석합니다. 중요도를 세로축으로, 시급도를 가로축으로 잡고 사분면을 그립니다.부서에서 현재 하고 있는 업무가 A, B, C, D, E이고, 개선 업무는 E와 F, 혁신 업무는 H로 정해졌다면, <그림 1>과 같이 중요도와 긴급도를 파악할 수 있습니다. 업무 우선순위를 분석하고 나면 모든 업무 하나하나를 검토해 없앨 수 있는가를 판단합니다. <그림 2>에서 C 업무는 제거 가능하고, A는 F로 그리고 D는 G로 대체 가능하며, H 업무는 실행에 제약이 있어 진행하지 않기로 결정됐습니다. 이를 통해 부서의 수행 업무가 5개에서 4개로 줄어들었습니다.
○업무 절차와 활동을 줄여라
부서 업무의 종류가 줄어들고 나면 업무별로 절차와 활동을 분석해 줄일 수 있는 방법을 모색합니다. 먼저 낭비 요소가 많은 업무를 찾아내 그것이 수행되는 절차나 프로세스를 그립니다. 프로세스 도표를 그린 뒤 살펴보면 중복되거나 지연되는 부분이 있을 것입니다. 이런 활동을 찾아내 줄이거나 통합하면 업무수행 시간이 단축됩니다. 아울러 부서 내에서 이뤄지는 회의, 보고, 지시, 문서작성, 협의 등의 활동에 낭비 요소가 없는지 살펴봅니다. 여러 가지 활동 중 업무의 본질과 관계가 없는 사항은 과감하게 줄입니다. 예를 들어 회의 횟수와 시간 줄이기, 보고서 간소화, 대면보고 최소화, 업무지시 명확화 등의 지침을 마련합니다.○달라진 업무방식 선언하라
권상술 < 피플앤비즈니스 교수 >