[홍석환의 인사 잘하는 남자] 하루에 3번 이상 회의하는 회사
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한경닷컴 더 라이피스트
효과적인 회의 진행 비결
기획팀을 담당하는 A팀장의 업무는 회의이다. 월요일 전략회의부터 시작하여
금요일 주 실적 및 계획 회의까지 회의 준비와 실시가 업무의 절반을 차지한다.
수시로 떨어지는 과제에 대한 팀원들과 업무 회의가 요즘은 가장 힘들다.
지친 팀원들의 얼굴에 ‘또 지시사항이냐?’는 표정이 역력하다. 팀원들을 모아
지시사항을 전달하고 각자 의견을 말하라고 하면 침묵이 흐른다.A팀장은 항상 3가지 본인의 생각을 이야기한다. 지시사항의 바람직한 모습,
일의 개략적인 추진 계획(목차), 반드시 포함해야 할 내용이다. 팀원들은
개략적인 추진 계획에 대한 이견을 말하는 경우가 있으나 대부분 업무 분장에
관심이 많다. A팀장은 가능한 자발적 추진을 희망하지만, 항상 누군가를 지명
해야 한다. 이번에 누구에게 부탁해야 하는가 고민이 된다.
전략 회의는 본부별 중요 과제에 대해 기획에서 엄선하여 CEO와 본부장이 모여
해결 방안을 모색하는 회의이다. 기획팀에서 중요 과제에 대한 개략적인 설명을
마치면, 해당 본부장이 추가 설명을 하고 각 본부장의 의견을 듣는 시간으로 진행된다. 대부분 해당 본부장이 추진계획과 지원 사항을 말하면 CEO가 결정을 한다.
타 본부장의 반대나 질문은 거의 없다. 타 본부의 일에 간섭하지 않고, 자신의 본부 일에 참견하지 않는 것이 무언의 약속인 듯하다. 각종 업무 조정회의, 긴급 회의에서도 이런 회의 분위기이다. 왜 회의를 하면서 임원 회의면 전 임원이 참석하고, 긴급 회의에도 전 임원, CEO주관 회의는 모든 임원이 참석해야 하는지 모른다. 그렇게 해왔으니까 한다. 하루 3번 이상 회의에 참석하거나 주관하는 김팀장은 전사 차원의 회의 운영 원칙을 만들어야겠다고 생각했다.
효율적으로 회의를 하는 원칙은 무엇인가?멘티들의 효과적 회의 진행 방안은 다음과 같다
① 반드시 필요하고, 의사결정권이 있는 구성원만 참여시킨다
② 회의자료를 참석자들에게 사전 배포하여 내용을 숙지하고 참석하게 한다.
③ 반드시 정해진 시간안에 마무리
④ 회의 목표와 시간을 명확하게 제시하고 진행한다.
⑤ 모두의 의견을 취합하여 비슷한 답변을 모아 심층 논의한다.
⑥ 회의 참석자들의 의견 발언 시간을 주기
⑦ 사적 발언은 배제하고 현 이슈에만 집중하고, 직책이 다른 여러 구성원을 참석시킨다.
⑧ 의견이 상충하더라도 감정적 발언은 절대 하지 않고 목소리 톤도 평정심을 유지하기
⑨ 회의 전, 2개의 방안을 마련해 가서 원하는 결론을 선택할 수 있도록 한다.
⑩ 회의 종료 5분 전에 도출한 결론을 적어 공유한다.
A팀장은 전사 회의 진행 원칙을 만들어 공유하기 전에 팀 회의에 5가지 원칙을
적용해 보았다.
첫째, 회의에 참석한 후, 자료를 충분히 숙지하는 시간을 부여했고, 자료 숙지가
끝 난 후 주제에 따른 각자 의견을 말하도록 했다.
둘째, 처음부터 돌아가며 자신의 의견을 이야기 하되, 중간에 순서에 관계없이
끼는 것은 당연하다고 룰을 정했다. 단, 상대가 말을 하고 있는데 중간에 끼는
것은 아니라고 분명히 했다.
셋째, 결론을 낼 때까지 진행한다고 하고, 대신 시간은 사안과 참석자에 따라
다르지만, 1시간 이내를 원칙으로 정했다.
넷째, 아이디어가 없을 때에는 브레인라이팅 방법을 사용했고, 가장 좋은 아이디어를 낸 사람에게는 반드시 커피 한 잔이라도 보상을 준다고 했다.
다섯째, 회의안건에 따라 필요한 사람만 참석하고, 참석자는 반드시 기여하도록 했다.
A팀장은 타 팀의 업무 협조가 필요한 경우, 가장 중요한 사항으로 회의 전 참석자 가운데 한 두 명에게 자신이 원하는 결론을 알려 주고 도와달라고 했다. (사전 협조자 선정)
회의를 통해 신속한 결론을 도출하고, 세부 추진을 하도록 역할 분담을 하고 추진하는 것은 매우 중요하다. 결론을 미루거나, 눈치 보며 적당한 수준에서 협의하거나, 내 일이 아니니까 신경 쓰지 않는다는 태도는 곤란하다.
가장 큰 문제는 부정적 이슈와 문제 상황을 공론화하기 않고 숨기는 것이다.
수면 밑에 있는 이슈를 신속하게 꺼내 함께 고민하고 해결책을 찾아야 한다.
담당을 정해 빠른 실행이 이루어지도록 해야 한다.
실패에 대한 질책과 책임이 아닌 실패로부터 교훈을 얻도록 조직문화를 구축해야 한다.
<한경닷컴 The Lifeist> 홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅, no1gsc@naver.com)
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