'자체구축' vs 'SaaS'…성과관리 시스템 방법론이 고민이라면 [긱스]
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구자욱 디웨일 대표 기고문
[3] 성과관리, 이제는 시스템을 써야할 때 - 자체구축 vs SaaS
성과관리 솔루션 클랩 운영사 디웨일의 구자욱 대표가 기업들의 신년을 맞아 '성과관리, 이제는 시스템을 써야할 때'라는 주제의 세번째 기고문을 한경 긱스(Geeks)에 공유해왔습니다.
인사팀의 역할은 무엇일까요? 인사(人事)라는 단어에서 알 수 있듯 사람과 관련된 일을 다루는 곳이 바로 인사팀입니다. 따라서 구성원이 회사를 처음 인지하게 되는 채용공고부터, 회사를 다니면서 접하는 근태, 부서이동, 평가와 승진, 복리후생, 회사를 떠나게 될 때 경험하는 오프보딩까지 모두 인사팀의 영역이라고 할 수 있습니다.
과거의 인사팀은 사람과 관련된 업무를 진행한다는 점에 착안, 사람을 직접 만나는 일을 중심으로 구성되었습니다. 사무실에 앉아있기보다는 한 명이라도 구성원을 더 만나고, 한 번이라도 회식자리에 더 나가는 인사팀원이 유능한 팀원으로 인정받았죠. 그러나 요즘의 인사팀은 HR 데이터를 활용하는 것에 초점을 맞춥니다. 구성원과 다양한 데이터들을 축적하고 이를 분석함으로써 HR 관련 의사결정을 진행하는 People Analytics가 최근에 각광받고 있는 이유도 인사팀의 필요 역량이 과거와 달라졌기 때문이라고 할 수 있습니다.그리고 이렇게 데이터를 모으는 과정에서 HR 시스템을 활용하게 되는데요, HR 시스템을 도입하고자 할 때 가장 고민되는 것은 ‘어떻게 시스템을 구축할 것인가?’에 대한 부분입니다.
따라서 이번 기고에서는 HR 시스템을 직접 구축하는 방식과 HR SaaS(Software as a Service)를 이용하는 방식의 특징을 HR의 중요 영역 중 하나인 ‘성과관리’ 측면에서 살펴봅니다.
성과관리 시스템, 왜 필요할까?
성과관리 시스템은 인사팀이 효율적으로 성과관리 문화를 구축하고 성과를 관리할 수 있도록 도와주는 시스템입니다. 즉, 구성원의 성과에 영향을 미칠 수 있는 다양한 요소들을 시스템을 통해 지원하고 관리함으로써 조직의 성과 창출에 기여하는 시스템이라고 할 수 있습니다. 성과관리 시스템은 주로 성과와 관련된 영역을 데이터로 수집하기에 목표를 기록하고 목표의 진행상황을 살펴볼 수 있는 목표체크인, 성과를 돕기 위한 1on1 혹은 피드백, 성과 결과를 기록하기 위한 평가 기능을 포함합니다.특히 기민한(agile)한 성과관리가 주목받으며 성과관리를 위해 시스템을 사용하는 것이 더욱 활성화되었습니다. 기민한 성과관리는 연초에 세운 목표를 연말까지 유지하기보다, 상황에 따라 목표를 변경할 수 있는 유연한 목표체계, 연 1회의 평가가 아닌 프로젝트 단위 혹은 최소 분기 단위로 이루어지는 수시 리뷰, 평가 시즌 외에도 자유롭게 이루어지는 상시 피드백 등을 특징으로 합니다. 연초에 세운 목표를 연말에 1회 평가하던 기존 성과관리와 달리, 빠르게 변화하는 환경에 따라 성과의 개념을 재정의하고 변화된 성과의 기준에 따라 여러 명에게 지속적으로 피드백을 받는 것이 중요하죠. 그리고 기민한 성과관리는 구성원 간의 잦은 소통이 필수적이라는 점에서 성과에 대한 대화를 기록하고 데이터베이스화 할 수 있는 시스템이 필요하게 되었습니다. 마이크로소프트는 2016년 커넥트(Connect)라는 성과관리 시스템을 도입해 리더들은 구성원과 협업했던 동료들의 피드백을 토대로 코칭을 준비하고, 구성원들은 앞으로 자신이 개선해야 할 영역, 학습이 필요한 부분을 입력함으로써 매니저와의 미팅을 준비할 수 있도록 지원하였습니다. 제조회사인 GE 또한 PD@GE(Performance Development@GE) 앱을 통해 성과를 관리하고 있습니다. 자체 개발 툴 뿐 아니라, Lattice, Leapsome, 15Five 등 성과관리 HR SaaS 또한 많이 활용되고 있습니다. 특히 해외에서는 국내에 비해 SaaS를 활용하는 것이 익숙하기에 많은 기업에서 성과관리 또한 SaaS를 활용하고 있는데요. 해외의 성과관리 HR SaaS는 공통적으로 OKR 관리, 상시적인 목표 체크인, 수시 피드백, 1on1 미팅 기능 등을 포함해 성과관리를 지원합니다.
성과관리 시스템 자체구축 vs HR SaaS 이용
일반적으로 성과관리 시스템을 마련하는 방법은 크게 두 가지인데요, SI업체를 통해 자체 구축하는 방법과 시중의 성과관리 HR SaaS를 사용하는 방법이 있습니다.SI 업체를 통한 자체구축의 가장 큰 단점은 금전적, 시간적 비용이 많이 소요된다는 점입니다. 또한 구축을 위해서는 SI업체 뿐 아니라 HR팀의 리소스도 많이 투입되어야 합니다. 어떠한 시스템을, 어떠한 목적으로 가지고 싶은지, 그리고 각 기능을 어떻게 연결할 것인지 등 전반적인 밑그림은 HR팀으 그려서 SI업체에 전달해야 하기 때문입니다. 따라서 시스템 구축 과정에서 원활한 소통을 위해 HR담당자는 개발에 대한 지식이 보유하고 SI 업체가 HR에 대한 기본적인 지식을 가지고 있어야 한다는 점도 리스크 요소입니다. 더불어 성과관리 시스템을 구축한 후에도 지속적인 유지보수는 필수이며 일반적으로 5년 주기로 시스템을 재구축할 필요가 있다는 점에서 시스템 구축 이후에도 비용이 소요된다는 점을 감안해야 합니다.성과관리 SaaS를 이용하는 것은 이미 만들어져 있는 클라우드 기반의 HR 소프트웨어를 구입해 활용하는 방식을 의미합니다. SaaS는 주로 월 구독형으로 이루어지며 인 당 비용이 청구되는 방식입니다. HR SaaS의 장단점은 자체 구축의 장단점과 정반대인데요, SaaS의 가장 큰 장점은 시스템 구축에 별도의 시간이 필요하지 않으며 초기 구축비용이 필요하지 않다는 점입니다. 이미 개발된 소프트웨어를 활용하면 되는 것이기에 HR 담당자가 개발 지식을 보유할 필요도 없습니다.
다만 이렇게 이미 만들어진 소프트웨어를 이용한다는 점에서 우리 조직에 딱 맞는 SaaS를 찾기 어렵습니다. 성과관리 시스템에 조직에서 필요로 하는 기능이 없는 경우, 자체 구축한 시스템은 SI 업체에 개발비를 지급하고 해당 기능을 개발할 수 있는 반면, 범용성이 중요한 SaaS에서는 특정 회사에서 요청한 기능이 개발될 확률은 무척 낮습니다. 혹은 반영되더라도 다른 기능 개발과의 우선순위가 적용되어 오랜 기간이 소요될 수 있으며 의도했던 모습과 다르게 적용될 수도 있습니다. 또한 SaaS는 각 조직에서 익숙한 용어, 업무처리 방식이 아닌, 범용적으로 사용할 수 있는 용어와 프로세스를 중심으로 설계되었기에 SaaS에서 제공하는 기능에 맞춰 HR팀이 일하는 방식을 바꾸어야 하는 경우도 발생합니다. 보고용으로 사용하던 레포트 양식, 각종 HR 데이터를 조직 상황에 맞게 가공해 사용하는 대시보드 등이 SaaS 사용에 따라 변화되어야 하는 요소에 포함됩니다.
새로운 형태의 ‘모듈형 HR SaaS’
최근에는 SaaS 이용의 단점을 보완하기 위해 SaaS 업체에서는 모듈형 SaaS를 개발하고 있습니다. 모듈(module)은 구성요소를 의미하기에 모듈형 SaaS는 각 기능들을 각각의 모듈로 개발하는데요, 기업의 니즈에 맞게 모듈을 혼합해 해당 조직만의 성과관리 시스템을 지원할 수 있다는 장점이 있습니다. 따라서 SaaS의 가장 큰 단점으로 여겨졌던 맞춤형 시스템 구축 부분을 모듈형 SaaS를 통해 해소할 수 있습니다.SI 기업을 통한 시스템의 자체 구축과 모듈형 HR SaaS의 차이점은 ‘표준화’입니다. SI를 통해 개발된 시스템은 커스터마이징이 핵심이기에 기업의 니즈에 따라 각기 개발이 진행됩니다. 반면 모듈형 SaaS의 경우 특정 니즈를 충족하기 위해 핵심적으로 구축되어야 하는 기능을 설계하는 것에 초점을 맞추기에, 모듈이 구축된 후 해당 모듈을 활용해 다양한 니즈를 충족할 수 있습니다. 예를 들어 항공기 일정 시스템과 성과관리 시스템을 연동해 항공 스케줄을 토대로 평가를 진행하고자 하는 경우, SI를 통해 개발된 시스템은 고객사의 특정 항공 일정 시스템과 성과관리 시스템을 연동하는 것에 초점을 맞춥니다. 그러나 모듈형 HR SaaS는 ‘일정 기반의 프로젝트 데이터’에 초점을 맞춰 특정 시스템에서 받아와야 하는 값(특정 프로젝트명, 일자 및 시간정보, 참여한 직원정보 등)을 정의하고 이를 성과관리 시스템과 연결하는 표준화된 모듈을 설계하는 것에 초점을 맞춥니다.따라서 해당 모듈을 활용하면 일정을 토대로 구성되는 다양한 시스템과 손쉽게 연동할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트명, 기간, 참여자가 명시되어 있는 개발 프로젝트와 연동하면 개발 프로젝트 1건이 끝날 때마다 마감일을 기준으로 프로젝트 참여자 간 상호평가를 운영할 수 있습니다. 혹은 변호사, 회계사 등의 프로젝트 참여 시간을 관리하는 타임리포트 관리 툴과 연동해 프로젝트 단위로 동료평가를 운영할 수도 있습니다.
HR SaaS를 선택할 때 고려해야 하는 사항
성과관리를 위해 HR SaaS를 이용하는 것으로 결정하였다면 HR SaaS를 고를 때에는 다음과 같은 사항을 고려해야 합니다.첫째, 성과관리 영역 전반을 지원하는 HR SaaS를 추천합니다. 성과관리를 단순히 평가 혹은 리뷰로 해석해 해당 기능만 제공하는 HR SaaS를 찾기보다, 성과의 측정 기준이 되는 목표를 기록할 수 있고 그 과정에서 리더-멤버, 멤버-멤버 간 수시로 피드백을 주고받으며 성과 창출에 도움이 되는 분위기를 조성할 수 있는 툴을 선택하는 것이 좋습니다.
두 번째로는 성과관리 영역 간의 연동성을 살펴봐야 합니다. 성과관리 시스템에서 다양한 영역을 다루어야 하는 이유는 성과와 관련된 다양한 요인들을 하나의 툴에서 관리함으로써 각 요소에서 얻은 데이터를 활용하기 위함입니다. 따라서 성과관리 영역 간의 연동이 제대로 이루어져야 시스템을 통해 효율적인 성과관리를 할 수 있습니다.
뿐만 아니라 우리 조직에서 사용 중인 데이터와의 연동성도 고려해야 합니다. 성과에 영향을 미치는 요소는 매우 다양하기에 성과관리 시스템에서 기록하는 내용 외에도 구성원의 인적사항, 근태 기록, 프로젝트 진행 현황 등 다양한 데이터를 함께 살펴볼 필요가 있기 때문입니다.네 번째로는 성과관리 HR SaaS가 HR 담당자 및 구성원들의 리소스를 효율화하는 것에 기여하는지 검토해야 합니다. 엑셀, 구글 서베이 등 기본적인 툴 외에 별도의 솔루션을 도입하는 가장 주된 이유는 솔루션 도입을 통해 리소스를 효율적으로 사용하기 위함입니다. 따라서 기존에 HR팀이 진행해야 했던 평가 작성 알림, 1on1 주기 알림 등 각종 알림을 솔루션이 대체해줄 수 있는지 확인이 필요합니다. 뿐만 아니라 최근에는 AI를 활용해 성과관리의 효율화를 도와주는 HR SaaS들도 존재합니다. 업무 툴에서 나눈 대화, 솔루션의 목표체크인 기록 등을 바탕으로 구성원 간의 피드백 초안을 작성하는 등 사람이 시간을 들여 고민한 뒤 진행해야 했던 부분을 AI가 지원하는 솔루션들을 사용한다면 리소스 효율화 뿐 아니라 성과관리 문화 조성에도 도움을 받을 수 있습니다.
■ 디웨일 구자욱 대표